Statt E-Mail-Signaturen und Banner manuell auf jedem Gerät oder für jeden Mitarbeiter manuell zu pflegen, suchte das Holzbauunternehmen nach einer zentralen, automatisierten Lösung. Ziel war es, Signaturen und Kampagnenbanner unternehmensweit einheitlich auszuspielen – ohne manuellen Aufwand für die Mitarbeitenden. Dabei sollte je nach Empfänger automatisch die passende Signatur verwendet werden: intern für E-Mails innerhalb des Unternehmens und extern für die Kommunikation mit Kunden und Partnern.
Jampen Holzbau entschied sich für das Microsoft-Outlook-Modul von primedocs. Die Vorlagen-Management-Software sorgt dafür, dass alle Mitarbeitenden von Beginn an automatisch mit einer einheitlichen und Corporate-Design-konformen E-Mail-Signatur arbeiten – ganz ohne manuelle Erstellung. Die Signaturen basieren auf einer zentralen Datenquelle, beispielsweise dem Active Directory, und werden automatisch mit relevanten Informationen wie Funktion oder Telefonnummer befüllt und synchronisiert.
Zudem erkennt die Software eigenständig, ob eine E-Mail an interne oder externe Empfänger gerichtet ist, und passt die Signatur entsprechend an. Darüber hinaus nutzt Jampen Holzbau die Kampagnenfunktion für E-Mail-Banner im Absender-Footer. Marketingbotschaften können so automatisiert, zielgruppenspezifisch und zeitlich gesteuert ausgespielt werden – ohne zusätzlichen Aufwand für die Mitarbeitenden. Berechtigte Personen verwalten die Inhalte zentral. So kann beispielsweise das Marketing-Team in ihren E-Mails auf eine bevorstehende Messeteilnahme aufmerksam machen, während die HR-Abteilung gleichzeitig offene Stellen bewirbt.
Weitere Informationen und Funktionen zum Microsoft Outlook Modul von primedocs finden Sie in unserem Funktionskatalog.