Im Sinne dieser umfassenden Aufgaben suchte die kantonale Kirchenorganisation für ihre Missionen und Dienststellen nach einer nachhaltigen Lösung für digitale Vorlagen, um den wachsenden administrativen Aufwand in der Dokumentenerstellung in Microsoft Word zu bewältigen. Dabei standen auch eine intuitive Nutzererfahrung für Kirchenmitarbeitende, standardisierte Office Prozesse, eine hohe Skalierbarkeit durch eine nahtlose Microsoft 365 Integration sowie konsistentes Corporate Design in Word-Dokumenten im Fokus.
primedocs, die Vorlagen-Management-Software der Schweizer PrimeSoft Group, wurde ausgewählt, um diesen Anforderungen der katholischen Kirche im Kanton Zürich nachzukommen. Das primedocs-Modul ist nahtlos in die Microsoft Word Umgebung integriert, sodass Mitarbeitende der Kirche direkt in ihrer gewohnten Arbeitsumgebung darauf zugreifen können. Über primedocs stehen zentral gepflegte Dokumentvorlagen und Textbausteine zur Verfügung, mit denen sich Schreiben, Berichte und weitere Dokumente an Mitglieder der Landeskirche, Kirchgemeinden und Pfarreien deutlich schneller erstellen lassen. Gleichzeitig wird automatisch sichergestellt, dass Inhalte und Layout jedes Dokuments den vorgegebenen Corporate Design Richtlinien entsprechen – etwa hinsichtlich korrekter Logos, Formatierungen und zentral freigegebener Formulierungen. Durch die Verwendung freigegebener Textbausteine werden wichtige Formulierungen in allen Dokumenten standardisiert und fehlerfrei angewendet.
Mit der Einführung von primedocs gelingt der katholischen Kirche im Kanton Zürich eine zukunftsfähige Basis mit einem spürbaren Produktivitätsgewinn, nachhaltiger Kostensenkung bei steigernder Zufriedenheit unter den Kirchenmitarbeitenden.