Ausgangslage

Das öffentlich-rechtlich unselbstständige Versorgungs- und Entsorgungsunternehmen Stadtwerk Winterthur sorgt für den Komfort ihrer Kundschaft. 

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Angesichts einer breiten Palette von Dokumenten, die in den Geschäftsbereichen anfallen, ist es unerlässlich, eine Lösung zu implementieren, die in der Lage ist, mit dem zunehmenden Dokumentenaufkommen Schritt zu halten.

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Lösung

Stadtwerk Winterthur setzt neu auf die primedocs Vorlagen-Software, u.a. für die Microsoft Module Word und Outlook. Die Einführung löst eine bereits seit einigen Jahren im Einsatz stehende Vorlagensoftware ab und zielt darauf ab, ein einheitliches Erscheinungsbild im ganzen Betrieb zu gewährleisten und Prozesse im Umgang mit Microsoft Dokumenten zu vereinfachen, zu automatisieren und zu beschleunigen. Und dies immer im gewünschten Corporate Design.

Die manuelle Anpassung alter Dokumente und Vorlagen ist nicht nur zeitintensiv, sondern birgt auch das Risiko von Fehlern. Mithilfe der primedocs Vorlagen-Software können die Mitarbeitenden innerhalb kürzester Zeit professionelle Dokumente erstellen, die zu 100% dem Corporate Design des Unternehmens entsprechen. 

Darüber hinaus befreit die Software die Mitarbeitenden von aufwendigen Formatierungsaufgaben und der mühsamen Suche nach den neuesten Dokumentenvorlagen. Auch gänzlich automatisierte Dokumenterstellungsprozesse können durch Schnittstellen in Fachapplikationen ermöglicht werden.

Der Einsatz einer Vorlagensoftware führt zu einer Steigerung der Effizienz, verbunden mit Kosteneinsparungen bei der Dokumentenerstellung und -bearbeitung. Für Stadtwerk Winterthur bedeutet dies eine optimierte Ressourcennutzung sowie eine schnellere Bearbeitung und ein schnelleres Verfassen von Dokumenten.

Zudem ermöglicht primedocs einheitliche und gemäss Richtlinien dargestellte Absender-Signaturen für E-Mails mit Microsoft Outlook. Auch die Anbringung einer temporären Information, z.B. über wichtige Energiethemen, kann mühelos und zentral gesteuert werden.

Das Projekt ist bereits gestartet und wird im Jahr 2024 in die produktive Arbeitsumgebung überführt.

 

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Den Umgang mit Microsoft Dokumenten vereinfachen, automatisieren und verbessern

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