Digitale Souveränität ist zu einem der meistdiskutierten Begriffe im öffentlichen und unternehmerischen Umfeld geworden. Kaum eine Woche vergeht ohne neue politische Vorstösse, Medienberichte oder Grundsatzdebatten rund um Cloud-Lösungen, internationale Anbieter und insbesondere Microsoft. Für viele Organisationen stellt sich dabei weniger eine ideologische Frage - sondern eine sehr praktische: Wie sicher sind unsere Dokumente und wie souverän bleiben wir im Alltag handlungsfähig?

Das Wichtigste in Kürze

• Digitale Souveränität ist kein Verzicht auf Cloud oder Innovation, sondern die bewusste Gestaltung von Technologien, Abhängigkeiten und Verantwortlichkeiten im digitalen Alltag.
• Für den Dokumentenalltag bedeutet digitale Souveränität vor allem vier Dinge: Selbstbestimmung, Sicherheit, Geschäftskontinuität und Transparenz.
• Entscheidend ist die klare Trennung von Dokumentenphasen: Erstellung, Ablage sowie Weiterverarbeitung und Nutzung - nicht jede Lösung greift in allen Phasen ein.
• primedocs wirkt ausschliesslich bei der Dokumentenerstellung und hat keinen Zugriff auf Inhalte oder fertige Dokumente; Speicher‑, Cloud‑ und Sicherheitsentscheidungen bleiben vollständig bei der Organisation.
• Cloudbasierte Zusammenarbeit (z. B. mit Microsoft 365) bietet klare Vorteile, entscheidend ist jedoch, wie Datenhoheit, Zugriff und Verantwortung geregelt sind - etwa über Modelle wie die Microsoft Sovereign Cloud.
• Langfristige digitale Souveränität entsteht durch offene Standards, Offline‑Fähigkeit und flexible Architektur, sodass Dokumente auch bei technischen, regulatorischen oder strategischen Veränderungen nutzbar bleiben.

Warum digitale Souveränität aktuell so präsent ist

Die Diskussion um digitale Souveränität hat zuletzt stark an Fahrt aufgenommen. Gründe dafür sind unter anderem:

• geopolitische Unsicherheiten,
• zunehmende Cyberbedrohungen,
• neue regulatorische Anforderungen,
• sowie die breite Nutzung cloudbasierter Arbeitsumgebungen.

Besonders im Fokus steht dabei Microsoft 365. Als weit verbreitete Plattform ist sie Teil vieler Debatten. Nicht zuletzt, weil sie sowohl Chancen für moderne Zusammenarbeit als auch Fragen zur Abhängigkeit und Kontrolle aufwirft. Ziel dieses Artikels ist es nicht, diese Diskussion neu zu führen, sondern sie für den Dokumentenbereich einzuordnen und die wichtigsten Fragen zu unserer Vorlagen-Software primedocs zu beantworten.

Was ist digitale Souveränität?

Digitale Souveränität wird häufig mit vollständiger Kontrolle oder technischer Abschottung gleichgesetzt. Dieses Verständnis greift jedoch zu kurz: Es beschreibt lediglich einen Teilaspekt dessen, was digitale Souveränität tatsächlich bedeutet.

Einordnung durch den Bund (Schweiz)

Auf politischer Ebene wurde der Begriff zuletzt präzisiert. Der Bundesrat hat Ende 2025 den Bericht «Digitale Souveränität der Schweiz» verabschiedet. Darin definiert er digitale Souveränität als die erforderliche Kontroll- und Handlungsfähigkeit im digitalen Raum, damit der Staat seine Aufgaben erfüllen kann.

Gleichzeitig hält der Bericht fest, dass diese Definition den verfassungsmässigen Grundsätzen der Eigenverantwortung und Wirtschaftsfreiheit Rechnung tragen muss. Für Unternehmen und Organisationen bedeutet digitale Souveränität daher keine technologische Abschottung, sondern eine bewusste, risikobasierte Gestaltung digitaler Abhängigkeiten.

Netzwerk «Souveräne Digitale Schweiz (SDS)»

Dass digitale Souveränität nicht nur eine politische oder technologische Debatte ist, zeigt auch die Entwicklung in der Schweiz:

Das Netzwerk «Souveräne Digitale Schweiz (SDS)» zählt nur ein halbes Jahr nach seiner Gründung bereits 164 beteiligte Behörden und Unternehmen. Ziel des Netzwerks ist es, Themen wie Open‑Source‑Strategien, Standards, Cloud‑Infrastrukturen und digitale Kompetenzen gemeinsam voranzubringen.

Ein weiteres zentrales Vorhaben ist der Aufbau eines nationalen Kompetenzzentrums für digitale Souveränität, das Organisationen künftig bei rechtlichen, technologischen und organisatorischen Fragen unterstützen soll.

Einordnung auf EU-Ebene

Die Europäische Union verankert digitale Souveränität als zentrales Ziel ihrer Digitalpolitik. In der Mitteilung «Digitaler Kompass 2030 – der europäische Weg in die digitale Dekade» ordnet die Europäische Kommission dieses Ziel ein und konkretisiert es: Europa soll in einer vernetzten Welt digital handlungsfähig bleiben und seine digitale Zukunft aktiv gestalten können.

Im Fokus steht der Aufbau technologischer Schlüsselkompetenzen, die Verringerung kritischer Abhängigkeiten sowie die Stärkung von Widerstandskraft, Sicherheit und Wettbewerbsfähigkeit. Gleichzeitig betont die Kommission die Bedeutung eines offenen, wettbewerbsorientierten Binnenmarkts, eines regelbasierten internationalen Handels und die Ausrichtung an europäischen Werten und Regeln.

Digitale Souveränität im Dokumentenalltag: Die 4 Kernfaktoren

Die Einordnungen von Bund und EU zeigen übereinstimmend: Digitale Souveränität ist kein statischer Zustand, sondern ein kontinuierlicher Prozess aus Analyse, Risikomanagement und Anpassungsfähigkeit. Für Unternehmen bedeutet das vor allem, digitale Lösungen so einzusetzen, dass sie langfristig tragfähig bleiben: technisch, organisatorisch und strategisch.

Aus Sicht des Dokumentenalltags bedeutet digitale Souveränität vor allem vier Dinge:

• Selbstbestimmung: Organisationen entscheiden bewusst, welche Technologien sie einsetzen, wo Daten verarbeitet werden und welche Abhängigkeiten sie eingehen - oder eben vermeiden.
• Sicherheit: Vertrauliche Informationen und Dokumente sind geschützt, Zugriffe sind klar geregelt und Risiken nachvollziehbar adressiert.
• Geschäftskontinuität: Auch bei technischen, regulatorischen oder geopolitischen Veränderungen bleibt der operative Betrieb gewährleistet - ohne vollständige Abhängigkeit von einzelnen Anbietern oder Betriebsmodellen.
• Transparenz: Es ist klar ersichtlich, wo Daten entstehen, wer Zugriff hat und welche Systeme in welchen Phasen eines Prozesses involviert sind.

Grafik: Die 4 Faktoren der digitalen Souveränität in der Dokumentenwelt

Gleichzeitig ist digitale Souveränität kein Gegenentwurf zu Innovation. Ziel kann und soll es nicht sein, auf moderne, cloudbasierte Arbeitsprozesse zu verzichten, nur um maximale Kontrolle zu suggerieren. Vielmehr geht es um den richtigen Balanceakt zwischen Innovationsfähigkeit und Selbstbestimmung: Moderne Werkzeuge nutzen, ohne die eigene Handlungsfähigkeit aus der Hand zu geben.

Genau hier setzt die differenzierte Betrachtung an. Digitale Souveränität entsteht dort, wo Organisationen ihre digitalen Abhängigkeiten verstehen, bewusst gestalten und bei Bedarf anpassen können.

Zwei zentrale Aspekte digitaler Souveränität

Im Dokumentenalltag lassen sich dabei insbesondere zwei Aspekte klar voneinander trennen und gezielt adressieren:

• die Kontrolle über Daten und Dokumente im täglichen Arbeiten sowie
• die langfristige Unabhängigkeit und Nachhaltigkeit der eingesetzten Lösungen.

Diese beiden Aspekte werden im Folgenden näher betrachtet.

Aspekt 1: Kontrolle über Daten und Dokumente

Eine der häufigsten Fragen im Zusammenhang mit digitaler Souveränität lautet: Was passiert mit unseren Dokumenten und wer hat Zugriff darauf?

Gerade im Dokumentenalltag hilft eine klare Differenzierung, um diese Frage sachlich zu beantworten.

Der Lebenszyklus eines Dokuments

Nicht jedes Setup greift in allen Phasen gleich ein. Deshalb lohnt sich eine saubere Trennung:

1. Dokumentenerstellung

2. Dokumentenablage

3. Weiterverarbeitung und Nutzung

Grafik: Die 3 Phasen im Lebenszyklus eines Dokuments

Vorlagenlösungen wie primedocs sind ausschliesslich in der Phase der Erstellung aktiv. Entscheidend dabei ist, wo diese Erstellung technisch stattfindet.

Die Abmischung eines Dokuments auf Basis einer Vorlage kann bei primedocs unabhängig ob SaaS oder On-Prem Betrieb lokal geschehen. primedocs kann dabei sowohl On-Premises oder als SaaS-Lösung in der Cloud betrieben werden. Die Wahl des Betriebsmodells liegt stets bei der Organisation.

Dabei gilt:

Was nach der Erstellung mit einem Dokument geschieht - etwa Speicherung, Versand oder Archivierung - liegt vollständig in der Verantwortung der Organisation und ihrer IT-Architektur.

Moderne Zusammenarbeit braucht Cloud - aber mit klarer Verantwortung

In der Praxis setzen heute viele Unternehmen und Verwaltungen bewusst auf cloudbasierte Arbeitsumgebungen wie Microsoft 365 - nicht aus ideologischen Gründen, sondern wegen der konkreten Vorteile im Arbeitsalltag.

Dazu zählen unter anderem

• orts- und geräteunabhängiger Zugriff auf Dokumente
• gemeinsame Bearbeitung in Echtzeit
• integrierte Kommunikations- und Freigabefunktionen
• eine deutlich höhere Geschwindigkeit in Abstimmungs- und Freigabeprozessen

Cloudbasierte Plattformen unterstützen damit moderne, flexible Arbeitsformen und erleichtern die Zusammenarbeit über Abteilungen, Standorte und Organisationsgrenzen hinweg.

Entscheidend ist dabei nicht nur, ob eine Lösung cloudbasiert ist, sondern wie Datenhoheit, Zugriff und Verantwortung geregelt sind. Ein Blick auf die «Microsoft Sovereign Cloud» hilft, diese Differenzierung einzuordnen.

Microsoft Sovereign Cloud - ein differenzierter Ansatz

In der öffentlichen Debatte wird häufig pauschal von «der Cloud» gesprochen. Tatsächlich verfolgt Microsoft seit mehreren Jahren einen differenzierten Ansatz zur Stärkung digitaler Souveränität in Europa.

Mit der Microsoft Sovereign Cloud wurde 2025 ein umfassendes Angebot vorgestellt, das sowohl öffentliche als auch private Cloud-Modelle umfasst. Ziel ist es, cloudbasierte Innovation mit erhöhten Anforderungen an Datenhoheit und betriebliche Stabilität zu verbinden.

Zu den zentralen Elementen gehören unter anderem:

• Sovereign Public Cloud
  Daten verbleiben in europäischen Rechenzentren – einschliesslich der Schweizer Regionen Zürich und Genf – und unterliegen europäischem bzw. EU/EFTA‑Recht. Der Betrieb erfolgt mit Zugriffskontrollen durch europäisches Personal (Data Guardian) sowie kundenkontrollierter Verschlüsselung. Weitere Informationen dazu finden Sie im News-Beitrag von Microsoft.

• Sovereign Private Cloud
  Für Organisationen mit maximalen Anforderungen an operative Autonomie, Datenhoheit und Kontrolle ermöglichen Azure Local und Microsoft 365 Local, Workloads in kundenkontrollierten, lokalen oder partnerbetriebenen Rechenzentren auszuführen. Betrieb, Zugriff und Verschlüsselung liegen vollständig beim Kunden bzw. bei einem beauftragten Schweizer IT-Dienstleister.

•  

  National Partner Clouds

   

  In einzelnen Ländern existieren zusätzlich sogenannte National Partner Clouds. Dabei handelt es sich um souveräne Cloud-Umgebungen, die nicht von Microsoft selbst, sondern von nationalen Partnern betrieben werden. In Deutschland betreibt Delos Cloud, eine Tochtergesellschaft von SAP, eine souveräne Cloud für den öffentlichen Sektor, die den spezifischen Vorgaben der deutschen Regierung entspricht.

Bild: Übersicht von Microsoft über die zentralen Elemente der Microsoft Sovereign Cloud (Quelle: Microsoft)

Der US Cloud Act - sachlich und praxisnah eingeordnet

Der US Cloud Act wird in Diskussionen rund um digitale Souveränität häufig als zentrales Risiko genannt. Ein genauer Blick zeigt jedoch: Das Gesetz erlaubt keinen automatischen oder ungehinderten Zugriff auf Daten.

Der Cloud Act regelt, unter welchen Voraussetzungen US‑Strafverfolgungsbehörden von US‑Unternehmen wie Microsoft Daten anfordern dürfen - auch dann, wenn diese ausserhalb der USA gespeichert sind. Jede Anfrage muss dabei rechtlich begründet sein und einem klaren Verfahren folgen. Microsoft betont dabei einen zentralen Grundsatz: Kundendaten werden nicht ohne Wissen der Kunden weitergegeben, sofern dies rechtlich zulässig ist (Quelle: Microsoft).

Mit den Massnahmen «Defending Your Data» hat Microsoft diese Haltung zusätzlich untermauert. Dazu gehören die vertragliche Verpflichtung, behördliche Anfragen kritisch zu prüfen und anzufechten, wenn sie nicht rechtmässig sind, sowie der Einsatz starker Verschlüsselung. Organisationen können zudem eigene Verschlüsselungsschlüssel verwalten. Microsoft hat dann keinen Zugriff auf diese Schlüssel und kann Daten technisch nicht entschlüsseln.

Aktuelle Faktenlage in der Schweiz

Für die Schweiz ist ein weiterer Punkt besonders relevant:
Laut Aussagen von Microsoft Schweiz gegenüber dem IT‑Fachmagazin Inside IT gibt es bis heute keinen dokumentierten Fall, in dem Daten des Schweizer öffentlichen Sektors aufgrund des US Cloud Act offengelegt werden mussten.

Der US Cloud Act ist damit ein theoretisches Risiko, das in der Praxis durch rechtliche, technische und organisatorische Schutzmechanismen stark eingegrenzt wird.

Annäherung an europäische Modelle

Wie Inside IT am 20.02.2026 berichtet, prüft die Schweiz aktuell, wie sie den grenzüberschreitenden Zugriff auf elektronische Daten künftig regeln will. Laut Bundesrat steht dabei eine Annäherung an europäische Modelle im Vordergrund, insbesondere an das EU‑System «E‑Evidence». Ein direktes bilaterales Abkommen mit den USA im Rahmen des US Cloud Act wird erst in einem späteren Schritt und abhängig vom Fortschritt der Zusammenarbeit mit der EU evaluiert.

Einordnung für den Dokumentenalltag

Für die Praxis ist eine klare Trennung entscheidend: Wer sich für Microsoft 365 entscheidet, nutzt eine cloudbasierte Arbeitsumgebung. Innerhalb dieser Cloud stehen Organisationen jedoch unterschiedliche Betriebs‑ und Souveränitätsmodelle zur Verfügung (siehe weiter oben unter «Microsoft Sovereign Cloud»).

primedocs trifft diese Cloud‑Entscheidung nicht. primedocs ist eine Vorlagen- und Dokumentenlösung, die sich nahtlos in die bestehende Microsoft-Umgebung des Kunden integriert – unabhängig davon, für welches Microsoft-Betriebsmodell sich der Kunde entschieden hat.

Wichtig für den Dokumentenalltag: Die Template Management Software primedocs greift ausschliesslich in der Phase der Dokumentenerstellung ein. Auf fertig erstellte, vorlagenbasierte Dokumente hat primedocs keinen Zugriff.

Damit bleiben Cloud‑, Speicher‑ und Sicherheitsentscheidungen vollständig bei der Organisation.

Aspekt 2: Nachhaltigkeit und Unabhängigkeit

Während sich der erste Aspekt auf den Zugriff und die Kontrolle im Alltag konzentriert, betrifft der zweite Aspekt die zeitliche Dimension digitaler Souveränität: die langfristige Nutzbarkeit und Unabhängigkeit von Anbietern.

Ein zweiter, ebenso wichtiger Aspekt betrifft die Frage nach Abhängigkeiten:

• Was passiert, wenn sich politische oder regulatorische Rahmenbedingungen ändern?
• Bleiben Dokumente langfristig nutzbar?

Gerade im Dokumentenalltag spielen offene Standards eine zentrale Rolle. Für Lösungen wie primedocs bedeutet das konkret:
Dokumente basieren auf verbreiteten, standardisierten Formaten wie Open XML und bleiben damit unabhängig von einer bestimmten Software (z. B. primedocs oder Microsoft Office) oder einem einzelnen Hersteller lesbar und bearbeitbar.

Das hat mehrere praktische Auswirkungen:

• Dokumente können auch mit alternativen Programmen (z.B. Libre Office) geöffnet und weiterverarbeitet werden.
• Der Zugriff auf Inhalte ist nicht an primedocs gebunden.
• Ein Wechsel der IT-Strategie beeinträchtigt nicht die Verfügbarkeit bestehender Dokumente.

Ein weiterer wichtiger Baustein dieser Unabhängigkeit ist der Offline‑Mode im primedocs Desktop-Client. Auch bei fehlender oder eingeschränkter Verbindung zur Cloud können Mitarbeitende weiterhin mit Vorlagen arbeiten und Dokumente erstellen. Damit bleibt der Dokumentenalltag auch bei technischen Störungen, eingeschränkter Konnektivität oder bewusst reduzierter Cloud‑Abhängigkeit handlungsfähig.

Damit verschiebt sich der Fokus deutlich:

Nicht die Wahl eines einzelnen Produkts entscheidet über digitale Souveränität, sondern die zugrunde liegende Architektur, die verwendeten Standards und die Fähigkeit, auch unter veränderten Rahmenbedingungen arbeitsfähig zu bleiben.

Genau hier setzt primedocs an: Als Vorlagenlösung, die sich in unterschiedliche IT-Strategien einfügt, ohne zusätzliche Abhängigkeiten zu schaffen.

Bedeutung für Unternehmen und Verwaltungen

Für Unternehmen, Verwaltungen und regulierte Organisationen ergeben sich daraus drei konkrete Fragen für den Dokumentenalltag:

• Können Mitarbeitende auch bei technischen Einschränkungen weiterarbeiten?
• Bleiben Dokumente langfristig lesbar?
• Lassen sich IT-Strategien anpassen, ohne den operativen Betrieb zu gefährden?

Moderne Dokumentenlösungen sollten sich dabei in bestehende Strategien einfügen, statt neue Abhängigkeiten zu schaffen.  

„Digitale Souveränität entsteht nicht durch Abschottung, sondern durch bewusste und nachhaltige Architekturentscheidungen. Mit primedocs geben wir Organisationen die nötige Freiheit: Die Lösung kann sowohl als SaaS als auch On-Premises betrieben und die Dokumente können lokal generiert werden. So behalten unsere Kunden die Kontrolle über ihre Daten.“

Fazit: Souveränität entsteht durch bewusste Gestaltung

Digitale Souveränität ist kein Entweder-oder. Sie entsteht durch bewusste Entscheidungen:

• für offene Standards statt fester Abhängigkeiten,
• für Transparenz statt unklarer Systeme,
• für Lösungen, die sich anpassen lassen.

Gerade im Dokumentenmanagement heisst das: Souverän ist nicht, wer alles selbst betreibt, sondern wer weiss, wo Verantwortung liegt, und welche Möglichkeiten offenstehen.

Die aktuellen Einschätzungen des Bundesrates und die Entwicklungen grosser Plattformanbieter zeigen: Digitale Souveränität entsteht nicht durch den Verzicht auf digitale Werkzeuge.

Vorlagensoftware wie primedocs unterstützen genau diesen Ansatz, indem sie Dokumentenerstellung, Design und Standards klar von Speicher- und Cloud-Entscheidungen trennen.

Entscheidend sind klare Strukturen, verlässliche Standards und die Möglichkeit, Betriebsmodelle bei Bedarf zu ändern. Diese Gestaltungsfreiheit ist im Dokumentenalltag zentral für Stabilität und Vertrauen.

Digitale Souveränität im Dokumentenalltag: 7 Fragen, 7 Antworten

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