Der arbeitsreiche Alltag bringt oft einen E-Mail-Sturm mit sich. Statistiken zeigen, dass Berufstätige täglich etwa 25 geschäftliche E-Mails erhalten. Falls Sie sich in diesem Strom wiederfinden, sind Sie nicht allein.  

Unternehmen müssen sicherstellen, dass ihre Mitarbeiter:innen schnell reagieren können, klare Nachrichten verfassen und wichtige Informationen leicht zugänglich machen. 

Innovation in der Unternehmenskommunikation:
E-Mails in Outlook doppelt so schnell schreiben

Haben Sie sich überlegt, wie viel Zeit Sie sparen könnten, wenn jede E-Mail-Antwort um bis zu 50% effizienter wäre? 

Angenommen, in Ihrem Unternehmen arbeiten etwa 200 Mitarbeiter, die täglich durchschnittlich 25 geschäftliche E-Mails erhalten und etwa 10 Minuten für jede Antwort benötigen.

 

outlook-emails

 

Bearbeitung derselben Anzahl von E-Mails mit einem reduzierten Personalbedarf 

Mitarbeiter:innen 200
Anzahl E-Mails pro Tag 25
Total alle E-Mails für Ihr Unternehmen: 5'000
Zeit zum Beantworten dieser E-Mails (10min) 50’000min / 833 Arbeitsstunden
50% Effizienzgewinn mit der primedocs Vorlagen-Software 416 Arbeitsstunden eingespart

 

Klingt das interessant für Sie? Dann lernen Sie die weiteren Vorteile der primedocs Vorlagen-Software für Outlook kennen. 

 

Neben der Effizienzsteigerung bietet die primedocs Vorlagen-Software noch mehr

 

primedocs Launch

 

Ein «Must have» für digitalisierte Unternehmen: primedocs Vorlagen-Software statt Microsoft Office Standardfunktionen

Vorherige Abschnitte zeigen, dass die Verwendung der primedocs Vorlagen-Software beim Verfassen von E-Mails bedeutende Effizienzsteigerungen führt.

 

primedocs outlook

 

Standard Outlook Funktionen vs. primedocs Modul Outlook

Welche Unterschiede gibt es konkret in der Praxis, wenn man primedocs anstelle der herkömmlichen Standardfunktionen von Microsoft Office in Outlook verwendet?

Outlook Funktion

Outlook ohne primedocs Vorlagen-Software 

Outlook mit primedocs Vorlagen-Software

CI/CD-Konformität 

Nein 

Alles automatisch 100% im Corporate Design, z.B. nur gewünschte Schriftarten, Farben, Formatierungen usw. 

Verwaltung von Vorlagen und Textbausteinen 

Individuell, lokal und manuell 

Zentral über einen Adminbereich, womit jederzeit Aktualität gewährleistet ist  

Auffindbarkeit Vorlagen 

Eher umständlich 

Schnell und einfach 

Berechtigungssystem Vorlagen 

Nein 

Ja 

Benutzerprofile für verschiedene Absenderblöcke 

Nein 

Ja, Ihre Mitarbeiter:innen mit mehreren Funktionen können mehrere Profile einfach auswählen  

Zeitgesteuerte Marketingkampagnen im Adressblock 

Nein 

Ja

Zentrale Verwaltung von Signaturen (Absenderblock) 

Manuell 

Ja, alle E-Mails aller Mitarbeitenden kommen «in einem Guss» daher 

 

Um eine spürbare wirtschaftliche Effizienzsteigerung zu erreichen, sind die Standardfunktionen von Outlook nicht ausreichend.

Sie müssen den funktionalen Cookies zustimmen, damit das Video geladen werden kann.

Cookie Einstellungen

 

 

Manuelle Schnellbausteine vs. primedocs Textbausteine 

Ein weiteres Beispiel für das obige Szenario sind die sogenannten Textbausteine oder Textfragmente, die man wiederkehrend in Outlook benutzen kann.  

In Bezug auf die Funktionalität gibt es folgende Unterscheidung:  

  1. Outlook Schnellbausteine: In Microsoft Outlook gibt es die Möglichkeit, mit «manuellen Schnellbausteinen» zu arbeiten. Das ist eine im Microsoft Office Paket integrierte Funktion, die jeder Nutzer mit dem Standard Microsoft Office Paket anwenden kann.
  2. primedocs Textbausteine: primedocs geht weiter als manuelle Schnellbausteine, man bietet durch die Installation der Vorlagen-Software intuitive Textbausteine, die eine Handhabung ganz einfach per Drag & Drop ermöglicht.


Microsoft Office manuelle Schnellbausteine

primedocs Textbausteine

schnellbausteinev1

 


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Hier eine Übersicht mit sämtlichen Unterschieden zwischen Outlook manuellen Schnellbausteinen und primedocs Textbausteinen: 

 

Outlook Funktion

Microsoft Office Schnellbausteine

primedocs Textbausteine

Einen häufig verwendeten Text abspeichern Ja Ja
Drag & Drop Nein

Ja

Neue Bausteine mit wenigen Klicks   Nein

Ja

Teilen von Bausteinen mit

Arbeitskollegen

Umständlich

Ja

Übersichtliche Auswahl bestehende Bausteine Nein

Ja

Zentrale Speicherung auf Server Nein

Ja

Verschiedene Zugriffsrechte Nein Ja
Favoriten-Setzung Nein Ja

 

Effizientere Unternehmenskommunikation: Die Digitale Transformation mit Microsoft Outlook durch primedocs Vorlagen-Software  

Eine schrittweise Einführung der Vorlagen-Software verspricht eine beachtliche Steigerung Ihrer Effizienz mit minimalem Setup-Aufwand.

Diese Investition wirkt sich nicht nur langfristig positiv auf Ihre Mitarbeiter:innen aus, indem sie deren Zufriedenheit steigert, sondern trägt auch massgeblich zum Gesamtergebnis Ihres Unternehmens bei. primedocs ermöglicht Ihnen einen entscheidenden Vorteil in der digitalen Transformation Ihrer Unternehmenskommunikation. 

Sind Sie bereit, sich den Vorteil von primedocs zunutze zu machen? Wetten wir, dass unser Vorlagenmanagement schnell zu einer unverzichtbaren Ressource für Ihre Mitarbeiter:innen wird?  

Starten Sie jetzt und erleben Sie die umfassenden Vorteile selbst! 

 

 

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