Der Fachkräftemangel stellt Städte, Gemeinden und Kantone vor wachsende Herausforderungen. Gleichzeitig steigen die Anforderungen an Servicequalität, Digitalisierung und Compliance. Umso wichtiger wird es, Mitarbeitende von unnötigem Aufwand zu entlasten. Ein oft unterschätzter Hebel liegt dabei in der täglichen Dokumentenerstellung. Die Suche nach Vorlagen, manuelle Anpassungen und Nachbearbeitungen kosten Zeit, die für wichtigere Aufgaben fehlt. Moderne Verwaltungen setzen deshalb zunehmend auf Automatisierung und standardisierte Prozesse, um Effizienz und Qualität nachhaltig zu steigern.
Warum das Thema relevant ist
Der «Fachkräftemangel Index Schweiz 2025» der Adecco Gruppe und der Universität Zürich bringt es auf den Punkt: Während sich der Arbeitsmarkt in einigen Branchen konjunkturbedingt leicht entspannt, schlägt in der Verwaltung der sogenannte «Babyboomer-Effekt» voll durch. Gleichzeitig zeigt die Studie einen entscheidenden Ausweg: Im administrativen Bereich federn Automatisierung und KI den Personalmangel bereits heute messbar ab.
Das bedeutet für Verwaltungen: Wer den technologischen Wandel aktiv nutzt, gewinnt wertvolle Ressourcen. Wer jedoch weiterhin auf veraltete, manuelle Prozesse setzt, spürt den strukturellen Personalmangel umso härter.
Neue Mitarbeitende zu finden, bleibt schwierig. Deshalb wird es immer wichtiger, das bestehende Personal effizient einzusetzen und von repetitiven Aufgaben zu entlasten. Doch ausgerechnet ein überraschend grosser, täglicher Zeitfaktor wird dabei oft übersehen: die Dokumentenerstellung.
Die 3 grössten Zeitfresser in der Dokumentenerstellung
Wenn wir genauer hinsehen, zeigt sich schnell, warum dieser alltägliche Prozess so viel wertvolle Kapazität bindet. Es sind meist nicht die komplexen inhaltlichen Aufgaben, die aufhalten, sondern die immer gleichen, vermeidbaren Stolpersteine im Büroalltag:
1. Die Suche nach der richtigen Vorlage
Ist die aktuelle Version auf dem Laufwerk? Im SharePoint? Oder im Mail eines Kollegen? Viele Mitarbeitende verbringen täglich Zeit damit, Vorlagen, Formulare oder Textbausteine zu suchen.
2. Manuelle Anpassungen
Absender, Logos, Organigramme, Signaturen oder rechtliche Hinweise werden regelmässig von Hand angepasst. Was wenige Sekunden dauert, summiert sich über Hunderte von Dokumenten erheblich.
3. Korrekturen statt Wertschöpfung
Veraltete Vorlagen, falsche Angaben oder CI-Verstösse führen zu Rückfragen und Nachbearbeitungen. Gerade in Verwaltungen mit mehreren Abteilungen entsteht dadurch unnötiger Aufwand.
Wie moderne Verwaltungen dem Fachkräftemangel begegnen
Die gute Nachricht: Nicht jede Herausforderung lässt sich nur mit zusätzlichen Stellen lösen.
Viele Verwaltungen verfügen über grosse Effizienzpotenziale in ihren Dokumenten- und Kommunikationsprozessen. Moderne Lösungen für Vorlagenmanagement und Dokumentenautomation helfen dabei, wiederkehrende Arbeiten zu reduzieren und Mitarbeitende spürbar zu entlasten.
Doch wie sieht das in der Praxis aus? Im nächsten Beitrag erfahren Sie, wie Verwaltungen mit zentralen Standards statt Insellösungen ihre Digitalisierung beschleunigen, Fehler reduzieren und wertvolle Zeit sparen.
Webinar: «Professionelle Dokumente für moderne Verwaltungen»
Erfahren Sie in unserem Webinar, wie moderne Verwaltungen mit zentralen Vorlagen und automatisierten Prozessen ihre Mitarbeitenden entlasten und gleichzeitig Qualität sowie Compliance erhöhen.
