Was ist eine Vorlagenverwaltung und weshalb brauchen Sie das?

Die Nutzung und Verwaltung von Dokumentenvorlagen macht es einfach, alle Geschäftsdokumente zu übersichtlich und effizient zu steuern und zu organisieren.

Anstatt dass Mitarbeitende ihre eigenen Dokumentvorlagen auf ihren lokalen Geräten speichern, besteht mit einer Vorlagen-Software ein zentraler Ort, wo Vorlagen in der jeweils aktuellsten Form bereitgestellt werden und welche von überall auf der Welt zugänglich sind.

primedocs vorlagen-software: die bessere art, dokumente zu erstellen.

Mit primedocs ist eine professionelle Vorlagenverwaltung möglich, mit der Verantwortliche wie Admins oder Abteilungsleiter alle Vorlagen zentral verwalten und bei Bedarf auf Knopfdruck aktualisieren können.

So bleibt alles ordentlich und auf dem neuesten Stand – ganz ohne Chaos auf dem eigenen Rechner.
So kann jeder im Unternehmen Dokumente schneller und leichter erstellen.
Und das Beste? Alles sieht immer einheitlich und professionell aus, automatisch im Corporate Design des Unternehmens.

vorlagenverwaltung

Bild: Bereitstellung der Vorlagen mit der primedocs Vorlagen-Software

Das führt zu:

zur automatischen Anwendung des korrekten Corporate Designs in Dokumenten
zur schnelleren und einheitlicheren Erstellung von Dokumenten
zu erhöhter Rechtssicherheit und Compliance
zu mehr Motivation bei Mitarbeiter*innen

Vorlagenverwaltung als Schlüsselwerkzeug für maximale administrative Produktivität und eine attraktive Aussendarstellung

Vorlagen sind der Schlüssel zu einem qualitativ hochwertigen Ergebnis – dem CI/CD konformen Geschäftsdokument.

Grosse Unternehmen haben oft das Problem, dass ihre Mitarbeitenden nicht immer die richtigen und regelkonformen Dokumente verwenden. Dies kann Geschäftsdokumente wie Angebote und Offerten, Verträge und Vereinbarungen, Bestellungen und Aufträge, Liefer- und Finanzdokumente, Personalunterlagen, Marketingmaterialien, Geschäftsberichte, Protokolle oder Berichte betreffen.

Die manuelle Verwaltung von Vorlagen führt zu Unsicherheiten, wenn Mitarbeiter*innen die jeweils aktuellsten Vorlagen nicht finden können.

Wenn Mitarbeitende falsche Dokumente verwenden, kann dies die Markenidentität schädigen und ineffiziente Arbeitsabläufe verursachen. Bei tausenden von Dokumenten (und diese Zahl wird im Geschäftsalltag schnell erreicht) kann dies zu hohen Kosten für das Unternehmen führen.

Mit der primedocs Vorlagen-Lösung können Mitarbeiter hochwertige Dokumente im Handumdrehen erstellen, welche automatisch 100% dem Corporate Design entsprechen.

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Bild: primedocs online Ansicht im Browser

Zentrale Vorlagenverwaltung, z. B. in der Cloud

Nahtlose Vorlagenverwaltung durch Vererbungsprinzip

Dank des Vererbungsprinzips bei der Vorlagenverwaltung mit primedocs werden Änderungen an Farbschemata, Schriftarten, Formatierungen, usw. automatisch in der gesamten Vorlagenhierarchie aktualisiert. Auf Knopfdruck können so hunderte von Vorlagen automatisch aktualisiert werden und Sie können so den Brand Ihres Unternehmens optimal und nachhaltig auf alle Ihren Geschäftsdokumenten positionieren.

Intelligente automatische Inhaltsabfüllung

primedocs ermöglicht, dass Vorlagen automatisch mit den relevanten Informationen über den Geschäftsfall ausgefüllt werden, indem es in einem Dialog vor der Dokumentgenerierung die wichtigsten Details abfragt als auch über Schnittstellen Informationen anreichern kann.

Diese Vorgehensweise befähigt, dass das Dokument beim Öffnen bereits grösstenteils dem gewünschten Endzustand entspricht und je nach Wunsch nur noch wenige bis keine manuellen Anpassungen mehr erfordert.

Berechtigungskonzept & Synchronisation mit Active Directory

primedocs ermöglicht durch ein cleveres Berechtigungskonzept, dass Mitarbeitende nur auf diejenigen Vorlagen Zugriff erhalten, die für ihre Arbeit relevant sind.
Durch die Synchronisation mit Active Directory können dort vorhandene Attribute (z. B. Kontaktinformationen oder Funktionsbezeichnung) bei der Dokumentgenerierung direkt zugänglich gemacht und abgefüllt werden.

Microsoft 365 kompatibel

Unabhängig, ob Microsoft Office klassisch via Desktop (lokale Installation), Online oder gar kombiniert verwendet wird: primedocs passt sich flexiblen den Bedürfnissen an und ist für alle Szenarien kompatibel.

MS365 Komp

Bild: Microsoft 365 Kompatibilität

Manuelle vs. Automatisierte Vorlagen

Wie arbeitet man mit manuellen Microsoft Office Vorlagen?

Alle Daten erfordern eine manuelle Eingabe und Speicherung. Die Aktualisierungen obliegen der Verwaltung, zum Beispiel der IT-Abteilung, und müssen von Hand durchgeführt werden.

Dieser Prozess ist kompliziert und ignoriert lokale Vorlagen, was dazu führen kann, dass veraltete Vorlagen trotzdem weiterhin verwendet werden.

Wie arbeitet man mit der primedocs Vorlagen-Software für Microsoft Office?

Basisdaten des Nutzers wie Name, Funktion und Standort werden automatisch erkannt, was viel Zeit spart. Ein Administrator kann das Haupttemplate aktualisieren, wodurch Änderungen automatisch auf alle Benutzer respektive hierarchisch darunterliegende Vorlagen angewendet werden. Die Inhaltsabfüllung geschieht durch clevere Automatismen und Schnittstellen.

Eine Auswahl von Aufgaben, die mit primedocs Vorlagen einfach besser gehen:

Funktion	Ohne primedocs	mit primedocs
Individualisierung und Anpassung	Vorlagen müssen manuell angepasst werden, was mühsames Formatieren erfordert. Für Mehrsprachigkeit und standortspezifische Anpassungen sind separate, manuell erstellte Vorlagen nötig. Es besteht die Gefahr, dass veraltete Vorlagen weiterhin verwendet werden.	Vorlagen können einfach individualisiert, mehrsprachig gestaltet und an standortspezifische Anforderungen angepasst werden, ohne dass dafür weitere Vorlagen erstellt werden müssen. Kurzum: eine oder wenige Vorlagen, jedoch mit umfassenden Möglichkeiten. Zum Video.
Integration externer Daten	Daten müssen manuell aus einem ERP-System in Microsoft Dokumente übertragen werden.	Durch Schnittstellen werden gewünschte Daten aus Business Applikationen nahtlos in primedocs Vorlagen übertragen. Zum Beitrag.
Adressverwaltung	Empfänger-Adressen müssen manuell eingegeben werden.	Eine Datenschnittstelle ermöglicht den gezielten Abruf von Adressen, zum Beispiel dem CRM, um den Workflow effizient zu unterstützen.
Unterstützung bei Dokumentvorlagen	Keine automatisierte Unterstützung beim Arbeiten mit Vorlagen.	Automatisierte Prozesse, wie das Einfügen häufig verwendeter Textpassagen, per Mausklick. Zum Video.
Formatierung	Manuelle Formatierungsaufgaben sind nötig.	Corporate Design Richtlinien wie Logos, Adressen, Kopf- und Fusszeilen usw. sind immer automatisch richtig positioniert.
Effizienz und Fehleranfälligkeit	Langwierig und zeitaufwändig mit erhöhtem Risiko für Fehler durch manuelles Anpassen von Dokumenten.	Schnell und einfach mit selbsterklärenden Funktionen in der vertrauten Microsoft 365 Umgebung; Nutzer finden sich schnell zurecht.
Design-Konformität	Nicht gegeben.	Die Corporate Design Farben sind festgelegt und werden automatisch angewendet. Zum Video.

Rechtssicherheit bei verwendeten Inhalten	Keine Kontrolle über Inhalte, die im Umlauf sind – ein hohes Risiko für fehlerhafter Inhalte.	Vorgegebene Textbausteine garantieren Rechtssicherheit, indem sie Inhaltsfehler drastisch reduzieren und Konsistenz gewährleisten. Zum Video.
Inhalt von Drittquellen übernehmen	Daten von Drittquellen müssen mühsam und manuell formatiert werden.	Fremdinhalte werden automatisch und auf Knopfdruck ins gewünschte Corporate Design transferiert, wodurch Ihre Dokumente stets professionell und einheitlich wirken. Zum Video.
E-Mail Signaturen	Die E-Mail-Signatur muss manuell verwaltet und aktualisiert werden.	Zentrale Steuerung der E-Mail Signaturen sichert die Einhaltung Ihrer CI/CD-Richtlinien ohne zusätzlichen Aufwand. Zum Video.
E-Mail Banner	Bilder in Signaturen müssen manuell eingefügt und aktualisiert werden.	Zentrale Verwaltung von Werbebannern stellt sicher, dass E-Mail-Informationsbanner wie z. B. die Bewerbung einer Aktion oder eines Events personengerecht und im korrekten Design als auch in der korrekten Laufzeit angezeigt werden. Zum Video.

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