Gemeinde im Zürcher Oberland erstellt E-Mails und Word-Dokumente neu mit primedocs und OBT
Über Gemeinde Russikon
Die Gemeinde Russikon ist eine politische Gemeinde im Bezirk Pfäffikon des Kantons Zürich und liegt in der landschaftlich geprägten Region des Zürcher Oberlands zwischen Kemptthal und Tösstal. Mit rund 4'600 Einwohner:innen bietet sie ein attraktives Umfeld für Wohnen, Arbeiten und Leben mit einer ausgewogenen Mischung aus Natur, Naherholung und moderner Infrastruktur.
Die Gemeindeverwaltung stellt umfassende Dienstleistungen für Bevölkerung, Wirtschaft und Institutionen bereit – von klassischen Verwaltungsaufgaben über einen digitalen Online-Schalter bis hin zu Informations- und Beratungsangeboten für ihre Bürger:innen. Mit einem klaren Fokus auf Digitalisierung und Servicequalität entwickelt Russikon ihre Verwaltungsdienstleistungen kontinuierlich weiter und schafft so die Grundlage für eine zukunftsorientierte und transparente Gemeindearbeit. Ziel ist es, effiziente Abläufe, kurze Wege und einen zeitgemässen Bürgerservice sicherzustellen.
Ausgangslage
Die Gemeinde Russikon steht - wie viele öffentliche Verwaltungen - vor der Herausforderung, ihre Dokumentenerstellung und E-Mail Kommunikation effizienter zu gestalten, bestehende Vorlagenstrukturen für Briefe, Verfügungen oder Bescheide zu vereinfachen und gleichzeitig die hohen Anforderungen an Compliance zu erfüllen.
Automatisierte Prozesse, höhere Qualität: Nachhaltige Dokumentenerstellung und standardisierte E-Mail-Korrespondenz mit primedocs
Im Rahmen eines Evaluationsprozesses und in Zusammenarbeit mit dem Beratungsunternehmen und IT-Dienstleister OBT prüfte die Gemeinde Russikon die Vorlagen-Software primedocs aus dem Hause der PrimeSoft Group. Dabei standen die Benutzerperspektive, der erwartete Effizienzgewinn als auch IT-seitige Aspekte im Fokus, wie eine hohe Systemstabilität durch regelmässige Updates sowie Kompatibilität und Schnittstellen zu bestehenden IT-Systemen der Gemeinde. Das Ergebnis zeigte, dass primedocs die spezifischen Anforderungen der öffentlichen Verwaltung vollumfänglich erfüllt.
Mit primedocs steht den Mitarbeitenden der Gemeinde Russikon eine moderne, zukunftsfähige Lösung für die standardisierte Dokumentenerstellung in Microsoft Word oder auch direkt aus gewünschten Fachapplikationen wie CMI zur Verfügung. Briefe, Bescheide, Verfügungen oder andere Verwaltungsdokumente lassen sich so intuitiv und mit wenigen Klicks erstellen. Parallel dazu reduziert die Gemeinde die Komplexität ihrer Vorlagenlandschaft und profitiert von einer flexiblen Anwendung, sodass Mitarbeitende ihre Aufgaben mit Dokumentenprozessen remote und offline zuverlässig erledigen können.
Ergänzend steht der Zürcher Gemeinde das primedocs Outlook-Modul für die zentrale Verwaltung und Bereitstellung von compliance-konformer E-Mail-Signaturen und Steuerung von E-Mail-Banner für Kommunikationskampagnen zur Verfügung. So gewährleistet Russikon einen konsistenten Markenauftritt in der E-Mail Korrespondenz und senkt den administrativen Aufwand für die Pflege von Signaturen deutlich.
Auch unterstützt die Vorlagen-Lösung die Gemeinde Russikon dabei, die hohen datenschutzrechtlichen Anforderungen für öffentliche Verwaltungen nachhaltig zu erfüllen. In primedocs werden lediglich die Vorlagen verwaltet, nicht aber die damit generierten Enddokumente gespeichert.
„Die Einführung von primedocs bei der Gemeinde Russikon freut uns sehr. Besonders stolz macht uns, dass dieses Projekt eine der ersten gemeinsamen primedocs-Implementierungen mit unserem Partner OBT ist. Es zeigt das grosse Potenzial unserer Zusammenarbeit und bildet eine starke Basis für viele weitere gemeinsame Projekte.“
Michael Sieber
CSO & CMO, Mitglied der Geschäftsleitung
