Das Pflegedienst-Unternehmen Concara plant die Einführung von primedocs als zentrale Plattform für Vorlagenmanagement, Dokumentenerstellung und Unternehmenskommunikation in Microsoft 365. Erfahren Sie, wie mit dieser Lösung die Dokumenten- und Kommunikationsprozesse organisationsweit harmonisiert und die bestehende IT-Systemlandschaft gezielt ergänzt werden.
Gemeinnützige Pflegedienst-Organisation setzt mit primedocs auf standardisiertes Vorlagenmanagement in Microsoft 365
Über Concara
Domicil und Spitex Bern haben ihre Kräfte unter dem Dach der gemeinnützigen Concara vereint. Mit über 2'000 Mitarbeitenden bietet Concara eine integrierte Versorgung aus einer Hand an – zu Hause, ambulant und stationär. Das Unternehmen betreibt im Kanton Bern 22 Alterszentren, ein Kompetenzzentrum Demenz sowie die öffentliche Spitex in der Stadt Bern und Kehrsatz. Zum Rund-um-Angebot gehören weitere Dienstleistungen wie Kinderspitex, mobiler Palliativdienst, Tagesbetreuung oder ein Mahlzeitendienst.
Ausgangslage
Concara hat sich im Rahmen der Evaluation einer neuen Vorlagen-und Dokumentenerstellungslösung mit den Anforderungen an eine moderne, langfristig tragfähige Plattform auseinandergesetzt. Im Fokus stand die Suche nach einer zukunftssicheren Lösung, die sowohl eine hohe Verfügbarkeit als auch die Möglichkeit zur Offline-Nutzung bietet. Ebenso wichtig war die partnerschaftliche Zusammenarbeit mit einem Software-Anbieter, der nicht nur technologisch überzeugt, sondern auch persönlich erreichbar ist und die Pflege-Organisation langfristig begleitet.
Auf technischer und funktionaler Ebene standen insbesondere ein flexibles Vererbungskonzept, leistungsfähige Schnittstellen, eine umfassende Integration in die bestehende Systemlandschaft und ein On-Premises-Betrieb im Vordergrund. Für Concara als Dachorganisation von Spitex Bern und Domicil Bern sind diese Anforderungen von besonderer Bedeutung, da Prozesse und Dokumente organisationsübergreifend konsistent und effizient unterstützt werden müssen.
Vor diesem Hintergrund fiel die Wahl auf primedocs. Die Lösung erfüllte die definierten fachlichen und technischen Anforderungen und schafft eine starke Grundlage für die zukünftige Standardisierung der Dokumenten- und Kommunikationsprozesse.
Zentrale effiziente Vorlagenverwaltung und konsistente Kommunikation in Microsoft 365 mit primedocs
Mit primedocs, der Template Management Software von PrimeSoft, erhält Concara eine zentrale On-Premises-Plattform für die standardisierte Verwaltung von Vorlagen sowie die Erstellung von Dokumenten, Präsentationen und E-Mail-Kommunikation innerhalb der vertrauten Microsoft-365-Umgebung.
Im primedocs Modul Word werden Vorlagen und Textbausteine zentral verwaltet und bereitgestellt. Dadurch können Mitarbeitende Dokumente auf Basis einheitlicher Standards und freigegebener Inhalte erstellen.
Mit primedocs PowerPoint wird Concara künftig Präsentationen gemäss den definierten Corporate-Design und Corporate-Identity-Richtlinien erstellen und aktualisieren können. Eine integrierte Bildbibliothek sowie die automatische Anpassung von Farben, Schriften und Formatierungen sorgen für einen konsistenten Markenauftritt. Auch Texte, Diagramme oder Tabellen lassen sich CI/CD-konform aufbereiten, sodass Präsentationen professionell und einheitlich gestaltet werden können. Mit der «Folien-Check»-Funktion können abweichende Präsentationselemente mit einem Klick an die definierten Gestaltungs- und Layout-Vorgaben angepasst werden, wodurch der der manuelle Formatierungsaufwand reduziert, während die Qualität der Präsentationen dauerhaft sichergestellt wird.
Das primedocs Outlook Modul unterstützt Concara bei der zentralen Steuerung von E-Mail Signaturen und -Bannern sowie Kommunikationsbausteinen. Dadurch lässt sich die E-Mail-Kommunikation organisationsweit vereinheitlichen und sicherstellen, dass Mitarbeitende jederzeit auf aktuelle und freigegebene Inhalte im definierten Corporate Design zugreifen können. Änderungen an Signaturen oder Textbausteinen werden zentral gepflegt und ohne zusätzlichen administrativen Aufwand bereitgestellt. Dies erhöht die Konsistenz in der internen und externen Kommunikation deutlich.
Ergänzt wird die Lösung durch umfassende Integrations- und Schnittstellenmöglichkeiten, darunter auch die Anbindung an das interne ERP-System, wodurch eine nahtlose Einbettung von primedocs in die bestehende Systemlandschaft sichergestellt wird. Das integrierte Vererbungskonzept unterstützt die konsistente Umsetzung von Anforderungen über verschiedene Organisationseinheiten hinweg. Gleichzeitig ermöglicht die Systemarchitektur eine Reduktion bestehender Vorlagenbestände und schafft die Grundlage, um Fachbereiche bei Bedarf zur eigenständigen Erstellung und Pflege von Vorlagen zu befähigen.
„Bei Concara stehen die Menschen im Zentrum: Kundinnen und Kunden, die auf zuverlässige Unterstützung angewiesen sind, und engagierte Mitarbeitende. Damit sie sich auf ihre Kernaufgaben konzentrieren können, braucht es einfache und effiziente Prozesse. Mit primedocs schaffen wir die Grundlage für eine zentrale und einheitliche Dokumentenlandschaft, fördern die Zusammenarbeit, automatisieren administrative Abläufe und reduzieren Kosten nachhaltig. Wir freuen uns, Concara auf diesem Weg als Partner begleiten zu dürfen.“
Hannes Schwarzer
Software Solution Sales, PrimeSoft Group
